Privatlivspolitik

2. KATEGORIER AF PERSONOPLYSNINGER, VI BEHANDLER

Lassen Ricard indhenter og behandler kun personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt til de angivne formål, og der er et lovligt grundlag for det.

Vi beder derfor normalt kun om at modtage almindelige personoplysninger, såsom navn, stilling og kontaktoplysninger. Dine kontaktoplysninger vil typisk være telefonnummer, e-mailadresse samt arbejdssted eller bopælsadresse.

Alt efter sagens type kan det dog være nødvendigt for Lassen Ricard at indhente og behandle andre typer af personoplysninger, herunder følsomme oplysninger.

Endelig vil det for at kunne leve op til de forpligtelser, som påhviler os i kraft af særlig lovgivning, f.eks. hvidvaskloven, ofte være nødvendigt for os at indhente dit CPR-nr. samt kopi af pas/sygesikringsbevis.

Du kan læse mere om, hvilke personoplysninger vi behandler om dig under de forskellige kategorier i afsnit 3.

Etablering og opbygning af klientforhold

For at kunne levere vores juridiske bistand behandler vi en række personoplysninger i forbindelse med etablering og opbygning af klientforholdet.

Vi behandler:

Almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, titel/stilling, virksomhed, CVR-nummer, telefonnummer og e-mailadresse for at etablere klientforholdet, at oprette klienten og sagen i vores interne sagssystem, at overholde de advokatetiske regler om interessekonflikt, at kunne kommunikere med klienten samt at opbygge klientrelationen.
Navn, CPR-nr. og kopi af pas eller kørekort på klienter og klienters reelle ejere for at leve op til de forpligtelser, som påhviler os efter hvidvaskloven, herunder gennemførelse og dokumentation af kundekendskabsprocedurer.
Følsomme personoplysninger i form af oplysning om klienters og klienters reelle ejeres status som politisk eksponeret person (PEP) for at leve op til de forpligtelser, som påhviler os efter hvidvaskloven.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af en kontrakt, som klienten er part i.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om overholdelse af en retlig forpligtelse, som påhviler vores firma.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at etablere og opbygge klientrelationer.
Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, om behandling af CPR-nummer, når det følger af lovgivningen.
Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, om behandling af følsomme personoplysninger, når det er nødvendigt af hensyn til væsentlige samfundsinteresser.
Den til enhver tid gældende hvidvasklov, retsplejelov og advokatetiske regler.

Juridisk bistand og rådgivning (Klienter og tredjeparter med tilknytning til vores klienters sager)

For at kunne levere juridisk bistand og yde rådgivning til vores klienter, behandler vi en række personoplysninger om vores klienter og andre personer med tilknytning til vores klienter og sager, såsom virksomhedsejere, direktører, bestyrelsesmedlemmer, medarbejdere, kunder, leverandører, skyldnere, parter, modparter, repræsentanter, vidner, skønsmænd og voldgiftsdommere. Vi behandler:

Almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, stilling og relation til sagen for at kunne løse det opdrag, som en klient giver os, herunder foretage eventuelle registreringer i myndigheders digitale systemer.
Andre almindelige personoplysninger af konkret karakter, som indgår i sagen og er nødvendige for at løse et opdrag fra klienten. Afhængig af opdragets karakter kan det eksempelvis være:
- Tvister, retssager og voldgiftssager:
  Økonomiske oplysninger, aftalemæssige dispositioner, erstatningsforhold, korrespondancer og oplysninger af rent privat karakter såsom familieforhold.
- Private anliggender såsom testamenter, ægtepagter, dødsbobehandling og ejendomshandler:
  Økonomiske oplysninger, familieforhold, fødsels- og dødsattest og øvrige oplysninger af rent privat karakter.
- Ansættelsesretlig rådgivning:
  Personaleoplysninger, lønforhold, ansættelsesvilkår samt advarsler og andre sanktioner.
Almindelige personoplysninger i form af navn, adresse, stilling og relation til klienten og sagen for at identificere potentielle habilitets- og interessekonflikter.
Oplysninger om strafbare forhold og følsomme personoplysninger, såsom oplysninger om politisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold og helbredsoplysninger, hvis de konkrete omstændigheder i en sag, som vi bistår med, gør det nødvendigt for at løse et opdrag fra klienten.
CPR-nummer, når det er nødvendigt for at løse klientens opdrag, herunder f.eks. til foretagelse af registreringer i offentlige myndigheders databaser, såsom virk.dk, tinglysning.dk og minretssag.dk.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af en kontrakt, som klienten er part i.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om overholdelse af en retlig forpligtelse, som påhviler vores firma.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at løse det opdrag, som en klient giver os.
Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f, hvis behandling af følsomme oplysninger er nødvendig, for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.
Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og c, hvis den registrerede har givet udtrykkeligt samtykke til behandlingen af følsomme personoplysninger, eller hvis behandlingen af følsomme personoplysninger er nødvendig for at beskytte den registreredes eller en anden fysisk persons vitale interesser i tilfælde, hvor den registerede fysisk eller juridisk ikke er i stand til at give samtykke.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 10, hvis behandling af oplysninger om strafbare forhold er nødvendig for at varetage en berettiget interesse, og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 4, om videregivelse af oplysninger om strafbare forhold, hvis hensynet til offentlige eller private interesser klart overstiger hensynet til de interesser, der begrunder hemmeligholdelse.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 5, jf. § 7, stk. 1, hvis behandling af oplysninger om strafbare forhold er nødvendig for at forfølge et retskrav.
Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1, om behandling af CPR-nummer, når det følger af lovgivningen.
Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 4, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 1, når behandling af CPR-nummer sker for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Administration af fonde og foreninger

Vi behandler personoplysninger som led i vores sekretariatsbistand til private fonde og foreninger. Behandlingen sker blandt andet som led i ajourføring af medlemslister, indkaldelse til og administration af møder og arrangementer, opkrævning af medlemskontingenter, udførelse af bestyrelsesarbejde og administration af legatansøgninger. Vi behandler:

Almindelige personoplysninger på medlemmer af foreninger, som f.eks. navn, e-mail, telefonnummer, stilling, uddannelse, ansættelsessted og betalingstransaktioner med foreningens bankkonto for at kunne udføre vores sekretariatbistand til foreningen.
Almindelige personoplysninger på legatansøgere i form af navn, stilling, e-mail, telefonnummer, ansættelsessted, CV, uddannelsespapirer og øvrige personoplysninger, som ansøgeren deler med fonden, for at vurdere ansøgningen og i øvrigt udøve vores rolle som administrator af fonden,
CPR-nummer og bankkontooplysninger for personer, som modtager honorar/vederlag fra en fond eller forening for at vi kan udbetale honoraret/vederlaget, og for legatansøgere, som modtager midler fra en fond, for at vi kan udbetale midlerne.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om overholdelse af en retlig forpligtelse.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at kunne udøve vores rolle som administrator af fonden eller foreningen, herunder yde sekretariatsbistand, vurdere legatansøgninger og administrere udbetalinger.
Databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 1 og 4, når det er nødvendigt at behandle CPR-nummer for entydig identifikation, for at opfylde lovkrav eller for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Fagligt netværk, leverandører og samarbejdspartnere

Vi behandler personoplysninger om vores faglige netværk, leverandører og samarbejdspartnere for at kunne sikre den nødvendige drift af vores firma. Vi behandler:

Almindelige personoplysninger om vores faglige netværk i form af eventlister med oplysninger som f.eks. navn, e-mailadresse, stilling og anciennitet.
Almindelige personoplysninger på leverandører og samarbejdspartnere, samt disses kontaktpersoner, i form af navn, adresse, e-mail, telefonnummer, stilling og bankoplysninger.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandling, som er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontrakt.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at fastholde kontakt og varetage vores relation til et fagligt netværk eller leverandører af nødvendige ydelser til drift af vores firma.

Jobansøgere

I forbindelse med rekruttering af nye medarbejdere behandler Lassen Ricard de personoplysninger, som vi modtager gennem jobansøgninger, CV’er, karakterudskrifter, øvrige bilag, referencer fra tidligere arbejdsgivere og eventuelle søgninger på internettet, herunder sociale medier. Vi behandler:

Almindelige personoplysninger såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer, fødselsdato, uddannelse, information om tidligere arbejdsgiver, erfaringer, referencer og karakterer for at kunne rekruttere nye medarbejdere til vores firma, herunder vurdere den enkelte ansøgers egnethed.
Privat straffeattest, hvis ansøgeren tilbydes en ansættelse, for at vurdere ansøgerens egnethed til jobbet, samt for at iagttage vores forpligtelser efter hvidvaskloven til at screene medarbejdere forud for ansættelsen.

NB: Vi behandler som udgangspunkt ikke følsomme personoplysninger om jobansøgere og beder venligst om, at du ikke medtager følsomme personoplysninger som f.eks. religion, fagforeningsmedlemsskab og seksualitet i din ansøgning. Vi beder også om, at du overstreger dit CPR-nummer på f.eks. eksamensbeviser, da vi ikke har brug for at behandle dit CPR-nummer i ansøgningsprocessen.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra b, om gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på den registreredes anmodning forud for indgåelse af en kontrakt.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at rekruttere egnede medarbejdere til vores firma.
Databeskyttelseslovens § 8, stk. 3, jf. databeskyttelsesfororningens art artikel 10, om behandling af oplysninger om strafbare forhold, som er nødvendig for at varetage en berettiget interesse (her hensynet til sikkerhed), som klart overstiger hensynet til den registrerede.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c, om overholdelse af en retlig forpligtelse, jf. hvidvasklovens § 8, stk. 1, om screening af medarbejdere.
Databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b og f, i det omfang vi undtagelsesvis behandler følsomme personoplysninger.

Besøgende og deltagere i arrangementer

Ved besøg i Lassen Ricards kontorer, f.eks. i forbindelse med deltagelse i møder og arrangementer eller levering af varer og tjenesteydelser, behandler vi personoplysninger om den besøgende af sikkerhedsmæssige og administrative årsager. Vi behandler:

Almindelige personoplysninger om alle besøgende i form af navn og ansættelsessted. I nogle tilfælde vil besøgende blive bedt om at vise et identifikationskort i form af f.eks. kørekort. Behandlingen sker af sikkerhedsmæssige årsager, herunder for at sikre, at der ikke færdes personer uden et legitimt ærinde på vores kontorer.
Almindelige personoplysninger i form af navn, e-mail, stilling, ansættelsessted og eventuelle kostrestriktioner om kursusdeltagere for at kunne tilrettelægge kurset, administrere din deltagelse i kurset samt udarbejde og fremsende kursusbeviser og evt. relevant materiale til dig.

Vores behandling sker på følgende retsgrundlag:

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i opretholdelse af sikkerhedsforanstaltninger på vores kontor og forebyggelse/opklaring af eventuel kriminalitet, og/eller afholdelse af kurser og arrangementer for samarbejdspartnere som led i driften af vores advokatvirksomhed.
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om opfyldelse af en kontrakt, når behandlingen er nødvendig i forbindelse med din tilmelding til et arrangement.

Nærmeste pårørende til medarbejdere

Vi behandler personoplysninger om vores medarbejderes nærmeste pårørende i form af navn, telefonnummer og relation til medarbejderen, da der kan opstå situationer, hvor det er nødvendigt for Lassen Ricard at tage kontakt til en medarbejders nærmeste pårørende.

Retsgrundlaget for behandlingen er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (interesseafvejningsreglen), hvor den legitime interesse består i at kunne kommunikere med den nærmeste pårørende.

Sociale medier

Lassen Ricard har en profil på LinkedIn og Instagram.

Hvis du interagerer med vores vores profiler på sociale medier, behandler vi de personoplysninger, du selv gør tilgængelige på siden på platformen. Det kan for eksempel være dit navn, billede og oplysninger i kommentarsporet til vores opslag.

Lassen Ricard anses for at være fælles dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger. Når du besøger vores profiler på sociale medier, er den virksomhed, som faciliterer det sociale medie, også dataansvarlig for de personoplysninger, du gør tilgængelige. Vi henviser i den forbindelse til Instagrams privatlivspolitik og LinkedIns privatlivspolitik

5. VIDEREGIVELSE AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Lassen Ricard har som udgangspunkt tavshedspligt efter retsplejeloven og de advokatetiske regler.

Vi videregiver kun dine personoplysninger til andre, hvis det er nødvendigt, f.eks. for at varetage vores klienters interesser, og der er et lovligt grundlag herfor, eller hvis vi er forpligtet til det.

Videregivelsen kan i så fald f.eks. ske til relevante myndigheder, domstole, nævn, skifteretten, voldgiftsretter, vores klienter, modparter, vidner, tredjeparters rådgivere, arvinger, penge- og realkreditinstitutter og forsikringsselskaber.

Derudover videregiver vi personoplysninger til vores databehandlere, f.eks. vores IT-leverandører, som behandler personoplysninger på vores vegne og efter instruks fra os for at bistå med den nødvendige drift af vores firma.

Vi videregiver ikke personoplysninger med henblik på kommerciel udnyttelse, markedsføring eller lignende.

6. OVERFØRSEL TIL MODTAGERE I LANDE UDEN FOR EU/EØS, HERUNDER INTERNATIONALE ORGANISATIONER

Vi overfører ikke dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre det er nødvendigt for at varetage klientforholdet eller løse det opdrag, som personoplysningerne er knyttet til.

Hvis det er nødvendigt at overføre dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, såsom udenlandske forbindelsesadvokater, offentlige myndigheder eller domstole, sørger vi for, at nødvendige sikkerhedsmæssige garantier for beskyttelse af dine personoplysninger er opfyldt ved overførslen.

Det gør vi ved at sikre, (1) at overførslen sker til et sikkert tredjeland/organisation, som er omfattet af en tilstrækkelighedsafgørelse vedtaget af EU-Kommissionen, eller (2) at overførslen sker på et andet grundlag, som sikrer den fornødne garanti for en tilstrækkelig beskyttelse af personoplysningerne i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens artikel 46-49, såsom indgåelse af EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser om databeskyttelse med modtageren.

Du har ret til at få indsigt i det overførselsgrundlag, vi anvender, og til at få en kopi af de fornødne garantier. Du er velkommen til at kontakte os, hvis du ønsker dette (se afsnit 1).

7. OPBEVARING AF DINE PERSONOPLYSNINGER

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne varetage det formål, som dine personoplysninger behandles til.

Som hovedregel opbevarer vi alle oplysninger indsamlet i forbindelse med levering af juridiske ydelser i 10 år efter sagens afslutning. I særlige tilfælde vil opbevaringsperioden være være kortere eller længere for at overholde retlige krav til sletning eller opbevaring.

Når vi skal vurdere, hvor lang tid det er nødvendigt at opbevare dine personoplysninger, lægger vi vægt på (a) at sikre efterlevelse af dokumentationskrav i lovgivningen, f.eks. bogføringsloven, hvidvaskloven og forældelsesloven, (b) vores pligter efter de advokatetiske regler om interessekonflikt samt (c) vores mulighed for at dokumentere din sag i tilfælde af f.eks. en efterfølgende ansvarssag.

Nedenfor kan du se, hvor længe vi opbevarer dine personoplysninger, som er indsamlet i en række andre sammenhænge end levering af juridiske ydelser:

Hvidvasktjek: Personoplysninger indsamlet til brug for det lovpligtige hvidvasktjek opbevares i 5 år efter sagens afslutning.
Bogføringsmateriale: Personoplysninger, som indgår i bogføringsmateriale opbevares i 5 år efter udgangen af det regnskabsår, som materialet vedrører.
Foreningsmedlemmer: Medlemsoplysninger opbevares indtil medlemmet melder sig ud af foreningen eller indtil medlemmet har været passivt medlem i 3 år (dvs. ikke har betalt kontingent).
Jobansøgninger: Vi opbevarer jobansøgninger (inkl. bilag) i 6 måneder efter ansøgningen modtages.
Nærmeste pårørende til medarbejdere: Oplysninger om nærmeste pårørende slettes, når den respektive medarbejder fratræder sin stilling hos Lassen Ricard.
Besøgende: Registreringer foretaget af besøgende i receptionen vil blive slettet efter 6 måneder.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)

Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra Lassen Ricard til en anden dataansvarlig.

Du kan læse mere om dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside: https://www.datatilsynet.dk/borger/hvad-er-dine-rettigheder og i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

10. RETTEN TIL AT TRÆKKE SAMTYKKE TILBAGE

Hvis vores behandling af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Det kan du gøre ved at kontakte os (se afsnit 1).

Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil vi ophøre med at behandle dine personoplysninger og slette dem, medmindre vi har ret eller pligt til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på et andet grundlag, herunder i henhold til lovgivningen.

Bemærk: Hvis du trækker dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af den behandling, som er sket før du trak samtykket tilbage. Tilbagetrækningen har derfor først virkning fra det tidspunkt, hvor tilbagetrækningen sker.